Kluczowym wyzwaniem dla firmy było scalenie dwóch polskich podmiotów i zbudowanie platformy w Polsce pod kątem realizacji planów ekspansji na Europę Środkową i Wschodnią. Jak podaje dyrektor finansowy HCPL, celem było przekształcenie mniejszej firmy leasingowej, należącej niegdyś do dealera pojazdów, w podmiot w pełni zgodny w zakresie kontroli i zarządzania ryzykiem po tym, jak stała się ona częścią Hitachi Capital.


 REKLAMA 
 SOLEMIS 
 
Wcześniejsze pozytywne doświadczenia z rozwiązaniami Exact zachęciły dyrektora finansowego do wybrania firmy na partnera, który miał wesprzeć to przedsięwzięcie. Koen Meynants, dyrektor finansowy spółki HCPL, przyznaje:

Pierwszy raz zetknąłem się z Exact w 2007 roku na polskim rynku. Rozwiązanie Exact zaskoczyło mnie przyjaznymi dla użytkownika interfejsami, zdolnością łączenia z innymi systemami, elastyczną konsolidacją i obsługą spółek.


Dane finansowe w zasięgu ręki

Dzięki Exact Globe firma Hitachi Capital zyskała dostęp do swoich bieżących i kompletnych danych finansowych. Oprogramowanie pozwoliło na wyeliminowanie niektórych czynności księgowych, które wcześniej musiały być wykonywane ręcznie. Integracja z systemem operacyjnym zapewniła pełną synchronizację, dzięki czemu dane są uzupełniane automatycznie i wszystkie niezbędne informacje są już dostępne w różnych konfiguracjach. Możliwe było również zautomatyzowanie i usprawnienie rozliczeń podatkowych. Takie udogodnienia nie tylko podnoszą wyniki firmy, lecz również pomagają wyeliminować błędy księgowania i pozwalają zachować pełną zgodność z aktualnymi przepisami prawnymi w kraju.

Hitachi Capital wykorzystuje system Globe na potrzeby prowadzenia finansów, raportów i rozliczeń z dostawcami i odbiorcami, a także do zarządzania przepływem środków pieniężnych.

Dyrektor finansowy spółki HCPL przyznał:

Faktury wpływające, przetwarzane lokalnie na rynkach w naszym systemie operacyjnym na potrzeby księgowości analitycznej, są następnie przetwarzane w Exact pod kątem odpowiednich deklaracji VAT i CIT na rynkach lokalnych, za pośrednictwem dostawcy usług firmy Hitachi. Są one kontrolowane centralnie, w Warszawie, na potrzeby sprawozdawczości Grupy. Co więcej, za pomocą oprogramowania Exact, spółka HCPL może również zarządzać zobowiązaniami bezpośrednio w swoich różnych systemach bankowych na czterech rynkach.


Integracja z istniejącym oprogramowaniem

Hitachi korzysta również z oprogramowania do realizacji działań operacyjnych o nazwie Leasewise. Jest to rozwiązanie dedykowane firmom leasingowym. Z perspektywy klienta integracja obu systemów była ważną kwestią. Firma Exact stanęła na wysokości zadania i zaproponowała architekturę umożliwiającą przeprowadzenie integracji, co było znaczącą korzyścią. Był to jeden z kluczowych czynników, który zadecydował o wybraniu firmy Exact do tego projektu.

Koen Meynants:

Bardzo szybko zdałem sobie sprawę, że rozwiązanie Exact było idealną platformą do realizacji wszystkich naszych finansowych procesów, w których oprócz złożonej księgowości obsługiwanej przez dedykowane oprogramowanie do leasingu samochodowego, podstawowymi procesami są windykacja i comiesięczna sprawozdawczość Grupy (w trzecim dniu roboczym). W związku z tym musieliśmy zaprojektować w pełni kontrolowany przepływ procesów związanych z przychodzącymi fakturami, sprawozdawczość niemalże w czasie rzeczywistym, zautomatyzowane procesy windykacyjne (wraz z przypomnieniami) oraz dalsze działania.

Ponieważ wdrożenie obu systemów przebiegało równocześnie, konieczna była bieżąca komunikacja i działania koordynacyjne pomiędzy wszystkimi decydentami po stronie klienta i dostawcy.

Możliwość ekspansji

Exact Globe jest idealnym uzupełnieniem oprogramowania operacyjnego, które jest wprawdzie dostosowane do specyfiki branży, ale – w odróżnieniu od naszych rozwiązań – nie obejmuje obszernych zadań związanych z finansami i księgowością.

W oprogramowaniu Exact procesy w ramach zarządzania finansami są powiązane z jednym centralnym źródłem. Pozwala to na bezproblemowe koordynowanie i analizowanie wszystkich danych finansowych, budżetów oraz innych informacji ze wszystkich oddziałów. Każdy okres obrotowy może być zamknięty szybko i bez przeszkód, ze 100% pewnością. Dzięki temu raporty z zarządzania firmą zawsze są oparte na najnowszych danych.

Jak powiedział Koen Meynants:

Zachowanie zgodności, stały nadzór i silny nacisk na windykację to główne wskaźniki KPI, według których jesteśmy monitorowani przez naszą zagraniczną centralę. Dla niej procesy finansowe mają kluczowe znaczenie. Ponieważ Japończycy nie są zaznajomieni z obsługą ksiąg rachunkowych w wielu walutach i przywiązują wagę do szczegółów, jestem przekonany, że platforma, którą stworzyliśmy z firmą Exact była jednym z głównym czynników pozwalających nam otrzymać „zielone światło” dla planu ekspansji jednocześnie w 3 krajach.

Exact to doskonałe rozwiązanie dla firm planujących międzynarodowy rozwój. Umożliwia wygodne rozszerzanie systemu o nowe rynki, ponieważ jest dostosowane do warunków i regulacji prawnych danego kraju.

Dzięki temu, że dane są przechowywane w jednym źródle, wszyscy pracownicy w każdej lokalizacji korzystają z tych samych informacji i w taki sam sposób. To sprawia, że mogą bez trudu uruchamiać szybkie i rzetelne raporty oraz analizy i przekazywać aktualne, ogólne informacje o kondycji międzynarodowej firmy.

W ciągu ostatnich kilku tygodni wdrożyliśmy Exact w naszych 3 nowych krajach: w Czechach, na Węgrzech i Słowacji. Działaniami zarządzaliśmy częściowo z Polski, zważywszy na dodatkowe trudności wynikające z zastosowania środków zapobiegawczych przeciw COVID-19 . Poza tym, nasz lokalny zespół w Polsce pracował z domu - wyjaśnił Koen Meynants.

Optymalne zarządzanie

Oprogramowanie Exact zapewniło pełną integrację oraz dostosowanie systemu, podnosząc do maksimum efektywność i skuteczność. W rezultacie, system automatycznie pobiera niezbędne dane do celów finansowych i rachunkowych.

Jak wspomina Koen Meynants:

Odczuwaliśmy presję wynikającą z faktu, że rok sprawozdawczy w Japonii kończy się w dniu 31.03.2020. W związku z tym, spółka HCPL musiała przedstawić swoje sprawozdanie finansowe zewnętrznym audytorom w ciągu 5 tygodni od przejęcia firmy.

Wdrożenie systemu Exact w Hitachi zajęło ok. 2-3 miesiące, a firma zaczęła korzystać z pakietu Exact dla Finansów w czerwcu 2019 roku.

We współpracy z 1 konsultantem Exact udało nam się wdrożyć pełnoprawne procesy finansowe, w ramach których trzeba było rozliczyć bardzo złożone przejęcie. Wszystko w jednym miesiącu, przy optymalnych kosztach.

Moje główne podejście to realizacja planów za pierwszym razem. I to udało nam się osiągnąć – na czas, pod kontrolą, w wyniku zrozumiałego procesu i, co najważniejsze, z zadowolonym zespołem! - dodał Koen Meynants.


Źródło: Exact Software Poland

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top