1ci logo 2021W dzisiejszych czasach systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP/PZP) to kluczowe narzędzia dla wielu firm na całym świecie, które pomagają im uzyskać pełną kontrolę, optymalizować procesy, napędzać przychody i rozwój. Projekty wdrożeniowe systemów ERP wymagają porządnych inwestycji oraz czasu. Tak złożone i kosztowne projekty wymagają dokładnego planowania, przygotowania odpowiedzi na dziesiątki pytań, które mogą pojawić się w trakcie procesu.


 REKLAMA 
 SOLEMIS 
 

Może się to wydawać oczywiste, jednak wiele projektów wdrożeniowych systemów ERP nie powiedzie się lub nie przyniesie spodziewanych rezultatów, a wszystko to przez nierealne oczekiwania. Klienci chcą lepszych i znacznie szybszych wyników niż to możliwe. W efekcie: projekt wdrożenia systemu ERP może szybko wymknąć się spod kontroli, trwać dłużej bądź nie zapewnić oczekiwanych wyników.

A zatem, właściwe podejście do planowania ERP i ustalenie realistycznych celów jest kluczowe dla sukcesu całego przedsięwzięcia. Ten artykuł opowie o wypełnianiu luk między oczekiwaniami klienta względem systemu ERP, a rzeczywistymi wynikami oraz tym, jak je dopasować.

Problem

Po pierwsze, kluczowe jest pełne zrozumienie samego problemu. Można go sformułować w następujący sposób: w rzeczywistości, projekty wdrożeniowe systemów ERP są znacznie mniej przewidywalne i spójne niż wielu klientów myśli. Wiele osób uważa, że wdrożenie oprogramowania przy produkcji lub remoncie domu, to tylko kwestia ustalenia budżetu, zasobów, osi czasu dla konkretnych etapów, i tyle.

Projekty związane z oprogramowaniem wymagają jednak znacznie więcej przygotowania, a ustalenie właściwych oczekiwań jest jednym z głównych elementów tego procesu. Istnieje wiele powodów, dla których projekt może trwać dłużej, szerszy zestaw funkcji nie będzie najlepszą opcją i nie da się ustalić kiedy go skończysz. Wdrożenie systemu ERP i zarządzanie procesami biznesowymi to procesy ciągłe.

Kiedy klient to zrozumie, cała praca staje się łatwiejsza dla sprzedawcy i jego partnerów. Istotne jest więc, aby odpowiednio zarządzać i oczekiwaniami, ustalać i dokładnie opisywać, co klient otrzyma na każdym etapie projektu wdrożeniowego. Oto garść rzeczy, które trzeba wziąć pod uwagę:

Wszystko zaczyna się od przedsprzedaży

Sukces projektu wdrożeniowego zaczyna się już na etapie przedsprzedażowym. Jeśli sprzedawca lub jego partnerzy obiecują zbyt wiele, ryzyko niespełnienia oczekiwań znacznie wzrasta.

Przeprowadzono badania w celu określenia wskaźnika sukcesu projektów wdrożeniowych systemów ERP. Wykazały one, że chociaż tuż po zakończeniu projektu większość klientów początkowo jest zadowolona, to w bardzo krótkim czasie liczba pozytywnych recenzji drastycznie spada. Dzieje się tak dlatego, że ludzie nie dostają tego, czego oczekiwali.

I znowu, jeśli poprzeczka dla oczekiwań jest postawiona zbyt wysoko, nie ma szans na ich spełnienie. Na szczęście istnieje kilka kroków, które możesz podjąć, aby uniknąć tego problemu.

1. Określ swoje cele

O dziwo, całkiem często, firmy i ich zespoły zarządzające nie mają jasnych oczekiwań co do tego, co powinny otrzymać. Taka sytuacja wiąże się z ryzykiem zmian koncepcji już w trakcie procesu wdrożenia, co zwykle kończy się dodatkowymi kosztami i niedotrzymywaniem terminów.

Kolejny problem to posiadanie jednego wielkiego celu, czyli "stać się bardziej wydajnym przedsiębiorstwem". To zbyt ogólnikowe. Klient najprawdopodobniej będzie potrzebował pomocy w zrozumieniu tego problemu. Mimo to, sprzedawca i jego partnerzy powinni pomóc firmie najpierw ustalić cel, a następnie podzielić go na kilka kluczowych etapów, które są łatwiejsze do zaplanowania, obliczenia i pomiaru. Gdy każdy mniejszy cel zostanie osiągnięty, wynik staje się czymś realnym. Każdy wykonany krok pomaga osobom zaangażowanym w projekt zrozumieć, co przyniesie następny.

2. W miarę możliwości staraj się obniżać oczekiwania

Chociaż istnieją sposoby, aby pośrednio wpływać na oczekiwania poprzez wyznaczanie osiągalnych celów, można również podejść do tej kwestii w sposób bezpośredni. Dobrą strategią jest tutaj celowe obniżanie oczekiwań, opisując jedynie podstawową funkcjonalność produktu. Działa zaskakująco skutecznie.

Przykładem może być sytuacja, w której partner 1Ci w Bułgarii, DAVID Holdings Inc., pracował nad wdrożeniem systemu ERP na bułgarskich lotniskach. Klient chciał szybko zacząć korzystać z systemu z ograniczoną funkcjonalnością i traktował go jako rozwiązanie tymczasowe z planem późniejszego przejścia na inny produkt. Chociaż minęło 12 lat, klient nadal używa 1C:ERP, ponieważ okazało się, że rozwiązanie ma wszystkie niezbędne funkcje i jest zgodne z lokalnymi przepisami. Tak więc przejście na inne rozwiązanie byłoby stratą czasu i zasobów.

3. Testowanie porównawcze

Rynek jest pełen dostawców oprogramowania automatyzacji biznesu, którzy twierdzą, że ich produkty mogą być wdrożone bardzo szybko. W rzeczywistości jednak, wdrożenie w pełni funkcjonalnego produktu trwa miesiącami. Jeśli więc klient widział gdzieś tego typu mocno optymistyczne prognozy, to doskonałym pomysłem jest porównanie szybkości działania z funkcjonalnością wdrożonego w tak krótkim czasie rozwiązania. Po ustaleniu związku między czasem a zadaniami biznesowymi, które można rozwiązać, łatwiej będzie uzasadnić terminy.

4. Przygotuj plan i opisz rezultaty projektu

Po określeniu celów projektu i minimalnych realnych oczekiwań, przychodzi czas na przygotowanie kompleksowego planu. Przede wszystkim, klient powinien być w stanie zrozumieć, co będzie się działo na każdym etapie projektu, jaka praca zostanie wykonana, jak długo to potrwa i jak duże zasoby będą potrzebne.

Te kroki powinny być negocjowane z wszystkimi zainteresowanymi stronami, tak aby plan zawierał wszystkie kluczowe elementy dla tych ludzi, ich działów i pracowników. Oznacza to, że dla każdego etapu projektu wdrożeniowego należy opisać konkretne wyniki.

Jakie funkcje otrzyma każdy z działów? Jak będzie wyglądało szkolenie pracowników? Kiedy będą mogli zacząć korzystać z oprogramowania? Te kwestie, wraz z pewnymi danymi dotyczącymi przyszłego skalowania, pomogą Ci ustalić prawidłowe oczekiwania.

5. Utworzenie wyspecjalizowanego zespołu

Żaden złożony projekt, a takim jest wdrożenie systemu ERP, nie może być wykonany bez odpowiedniego zespołu. Należy uwzględnić kluczowych interesariuszy, osoby, które będą korzystały z produktu po jego wdrożeniu do produkcji, przedstawicieli strony sprzedającej lub partnerów, którzy sami będą wykonywali pracę. Niezwykle istotne jest to, aby skład zespołu nie zmieniał się w trakcie realizacji projektu, ponieważ nowe osoby będą wnosić nowe pomysły, które mogą nie pokrywać się z początkową wizją. Doprowadzi to do straty czasu i pieniędzy.

Osoby wchodzące w skład zespołu powinny być również odpowiedzialne za cały projekt; jego realizację w różnych działach i jednostkach biznesowych. Tylko w ten sposób można wyznaczyć drogę do sukcesu.

Uwagi końcowe

Ustalenie właściwych oczekiwań może przede wszystkim wpłynąć na ogólny sukces projektu wdrożenia systemu ERP. Głównym celem zespołu sprzedawców jest ukierunkowania klienta na konkretny sposób myślenia. Wdrożenie oprogramowania do automatyzacji biznesu różni się od budowy domu i wymaga wielu przygotowań przed przystąpieniem do działania.

Będziesz musiał zdefiniować realne cele i przyporządkować je z oczekiwaniami klienta, przy czym jednocześnie je obniżając. Dobrym pomysłem jest porównanie różnych produktów, co pozwoli łatwo zauważyć, że sprzedawcy, którzy obiecują wiele, z reguły zapewniają wątpliwej jakości wyniki. Następnie, kolejne kroki będą polegały na przygotowaniu planu i opisaniu wyników.

Wreszcie, zespół projektowy powinien być stworzony we właściwy sposób i składać się z osób, które biorą realną odpowiedzialność, używają produktu i rozumieją bieżące procesy biznesowe. Kiedy masz już taki zespół i stworzysz otwarte środowisko, w którym ludzie mogą uzyskać odpowiedzi na swoje pytania, zwiększy to szanse na osiągnięcie sukcesu.

Źródło: www.1ci.com/pl-pl/

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:


Back to top